Scénario avant/après (concret)
Avant : les équipes réceptionnent un lot, découvrent des articles défectueux, gèrent le retour par e-mail ou papier, et le stock/tva/fournisseur ne sont pas toujours mis à jour correctement. Après : réception enregistrée, retour créé dans Odoo, stock ajusté automatiquement et le service comptable reçoit la notification pour la note de crédit. Le processus est plus rapide et traceable.
Prérequis
- Accès aux modules Achat (Purchase) et Inventaire (Inventory) dans Odoo.
- Permissions pour créer et valider réceptions et transferts.
- Paramétrage de votre entrepôt et règles de réception en place.
- Si besoin, formation pour l'équipe : voir notre formation Odoo.
Objectif du tutoriel
Créer un flux simple et contrôlé pour traiter un retour fournisseur : enregistrer la non-conformité, créer le picking de retour, ajuster le stock et signaler la demande de note de crédit au fournisseur.
Étapes détaillées (pas à pas)
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Repérer la réception initiale
Ouvrez la réception (incoming shipment) liée à la commande fournisseur. Vérifiez les lots/sérialisations si utilisés et notez les lignes concernées. -
Créer une demande de retour
Depuis la réception, utilisez l'option « Retour » ou créez un nouveau transfert inversé pour les lignes concernées. Indiquez la quantité à retourner et la raison (défectueux, erreur d'expédition, etc.). -
Choisir le type de retour
Décidez si les articles retournés doivent être placés en stock de quarantaine, détruits ou remis en stock. Configurez l'emplacement de destination du retour (ex : Quarantaine) pour traçabilité. -
Valider le transfert de retour
Vérifiez les mouvements générés et validez le picking de retour. Le stock sera ajusté automatiquement selon l'emplacement choisi. -
Informer la comptabilité et demander la note de crédit
Ajoutez un message sur la commande fournisseur ou créez une activité liée pour que la personne en charge prépare la note de crédit. Si vous utilisez la fonctionnalité fournisseurs, marquez la facture liée comme à vérifier. -
Archivage et traçabilité
Conservez la trace des photos, rapports qualité ou e-mails joints à la réception et au picking pour faciliter le suivi fournisseur et les réclamations.
Exemple concret
Vous recevez 100 pièces, 10 sont abîmées. Vous créez le retour pour 10 unités, destination « Quarantaine », validez le picking. Le stock disponible diminue de 10 et la note pour la compta indique « demande NC – 10 unités - référence commande X ». Simple, traçable.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
- Retour créé mais non validé : le stock ne change pas. Toujours valider le picking final.
- Mauvais emplacement de destination : définissez et utilisez systématiquement un emplacement « Quarantaine ».
- Absence de lien vers la facture fournisseur : créez une activité ou commentaire sur la commande pour synchroniser avec la compta.
- Perte de traçabilité des lots : si vous gérez des lots/séries, renseignez-les au moment du retour.
Vérification finale (checklist)
- Le picking de retour est validé.
- Le stock (quantité et emplacement) correspond à l'état attendu.
- Une activité ou note a été créée pour la comptabilité/fournisseur.
- Les preuves (photos, rapports) sont attachées à la réception ou au picking.
Si vous voulez industrialiser le processus, améliorer les règles d'emplacement ou former vos équipes, regardez nos prestations d'accompagnement ou notre offre de formation Odoo pour un déploiement pratique.
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