Objectif
Ce tutoriel s'adresse à un intégrateur Odoo Afrique francophone qui doit mettre en place la facturation client et automatiser les relances. On va couvrir les prérequis, la configuration dans Odoo, des exemples concrets, les erreurs fréquentes et une vérification finale.
Prérequis
- Accès administrateur à une base Odoo (version compatible avec vos modules comptables).
- Modules installés : Comptabilité, Ventes (si vous facturez depuis commandes), et Mail/Automatisation.
- Paramètres locaux connus : devise (ex. XOF, CDF), numérotation des factures, conditions de paiement (ex. 30 jours).
- Un client test et 2 factures (une à jour, une en retard) pour les essais.
Étapes pas à pas
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1) Paramétrer les journaux et numérotation
Dans Comptabilité → Configuration → Journaux, créez ou vérifiez le journal des ventes. Configurez la séquence de numérotation pour respecter la réglementation locale (préfixe, année). Exemple : pour une PME à Dakar, utiliser FV-2026-.
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2) Créer les conditions de paiement
Aller dans Comptabilité → Configuration → Conditions de paiement. Créez « 30 jours fin de mois » ou « Paiement comptant ». Associez ces conditions aux clients ou aux modèles de factures.
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3) Générer et valider une facture client
Depuis Ventes → Commandes client, créez une commande puis générez la facture. Vérifiez : adresse fiscale, numéro d'identification (si applicable), taxes locales. Validez la facture et enregistrez le paiement partiel ou total selon le scénario de test.
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4) Configurer les modèles de relance
Allez dans Comptabilité → Paramètres → Relances (ou Automatisation → Modèles d'e-mail selon version). Créez plusieurs modèles (relance 1 après 7 jours, relance 2 après 30, mise en demeure après 60). Rédigez des messages clairs en français et adaptez le ton au marché local.
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5) Mettre en place une action planifiée
Dans Paramètres → Technique → Actions planifiées, créez une tâche qui exécute le processus de relance tous les jours. Testez d'abord en manuel sur la facture en retard : déclenchez l'action et vérifiez que le modèle d'e-mail s'applique correctement.
Exemples concrets
Exemple 1 : Société à Bamako, facture due le 1er mars, conditions 30 jours. Configurez relance 1 à J+31. Exemple 2 : ONG à Kinshasa qui facture en CDF mais accepte paiements en EUR — vérifiez taux de change sur la facture et l'affichage sur le PDF.
Erreurs fréquentes et comment les corriger
- Relances non envoyées : Vérifiez le serveur d'envoi (outgoing mail) et que l'action planifiée est active.
- Mauvaise numérotation : Une séquence liée au mauvais journal — modifiez la séquence et regénérez si nécessaire (attention aux numéros déjà émis).
- Taxes incorrectes : Contrôlez les règles fiscales par produit/client et la localisation du partenaire.
- Emails en spam : Soignez l'objet et le contenu, et demandez au client d'ajouter votre adresse à sa liste blanche.
Vérification finale
- Créer une facture test, la laisser devenir « en retard » et déclencher manuellement le script de relance.
- Vérifier que le PDF conserve la numérotation et les mentions légales requises.
- Contrôler les logs d'envoi mail et la copie du message enregistré sur la fiche facture.
- Confirmer avec le client la bonne réception et la compréhension du message de relance.
Si vous suivez ces étapes, vous aurez une facturation fonctionnelle et des relances automatisées adaptées aux pratiques en Afrique francophone. Pour un diagnostic précis sur votre instance Odoo ou pour discuter de l'adaptation à votre contexte local, réservez un diagnostic ou contactez-moi sans engagement : /rendez-vous.